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Si la digitalisation des événements d’entreprise a été une excellente alternative durant la crise sanitaire COVID-19, la pratique est aujourd’hui pleinement ancrée dans les mœurs. Organiser un événement digital représente, en effet, une solution de premier choix pour de nombreuses sociétés. Cette méthode affiche, en outre, de multiples avantages si l’on compare avec la préparation d’un événement physique traditionnel : elle est moins coûteuse, plus respectueuse de la planète, mais aussi plus flexible pour les organisateurs et les invités. Par ailleurs, lorsque l’organisation s’appuie sur des outils adaptés, le virtuel maximise également l’expérience des participants. Le digital offre aux entreprises une nouvelle façon de travailler et d’interagir à distance. Il transforme le secteur de l’événementiel et permet de communiquer autrement.

L’événement digital : une nouvelle manière de travailler dans le monde professionnel

La pandémie de COVID-19 a engendré plusieurs confinements, des restrictions sanitaires et des règles de distanciation sociale. Ces derniers ont poussé les entreprises à revoir leurs modes de fonctionnement. Bon nombre d’entre elles ont ainsi favorisé le télétravail et l’organisation d’événements virtuels. Ce format novateur est arrivé par hasard, mais il a véritablement révolutionné le milieu professionnel. Concrètement, la manifestation digitale s’appuie sur l’utilisation d’outils numériques et d’Internet pour créer un rendez-vous 100 % en ligne. Il est ainsi possible de le vivre à distance et d’y participer depuis son bureau, depuis son logement ou même depuis l’étranger. Notez que l’événement peut également être hybride. Auquel cas, il est organisé en présentiel et est retranscrit de manière virtuelle simultanément. La numérisation d’un événement peut être faite à toutes les échelles. Il peut s’agir :

  • de conférences ;
  • d’ateliers agrémentés de quiz, de jeux-concours, de sondages, etc. ;
  • de webinaires ;
  • de séminaires ;
  • de lancements de produits ;
  • d’interviews ;
  • de salons professionnels ;
  • de tables rondes, etc.

Intégrés à une stratégie de communication, les événements en ligne peuvent être à l’origine de résultats significatifs pour l’entreprise. Et pour cause ! La pratique se veut flexible, peu onéreuse, et surtout, très engageante.

Quels sont les avantages de la digitalisation des événements d’entreprise ?

Organiser un événement digital présente certains atouts, que ce soit pour l’entreprise ou le public :

  • la solution est flexible et accessible ;
  • elle est moins onéreuse qu’un événement physique traditionnel ;
  • son impact sur l’environnement est moindre ;
  • elle améliore l’expérience des participants.

La solution est flexible et accessible

L’événement digital est à la fois accessible et évolutif. Contrairement à l’événement physique, il ne limite pas le nombre de participants à cause d’un manque d’espace, par exemple. Par ailleurs, il est possible d’ajuster le planning sans pour autant bousculer toute l’organisation prévue. Il faut simplement modifier le paramétrage de la plateforme d’événement virtuel pour changer le programme, ajouter un intervenant ou y incorporer plus d’interactivité ou d’autres animations. De la même manière, les auditeurs peuvent être présents le moment voulu sans avoir à parcourir plusieurs kilomètres. Il suffit d’un clic pour que l’événement en ligne s’ouvre au national, voire à l’international. Ce type de contenu n’impose aucune barrière relative à la distance géographique ou à la localisation du public. Notez également qu’il est souvent possible de créer un replay. Cette flexibilité supplémentaire décuple alors davantage l’impact de l’événement. Un invité qui n’aurait pas pu être présent à l’instant T pourra malgré tout visionner la conférence qu’il aurait manquée ultérieurement.

Digitaliser des événements professionnels offre gain de temps et d’argent à la société et aux invités

Autre élément important, l’événement digital fait gagner du temps et de l’argent aux organisateurs, mais aussi aux invités. L’événement physique impose :

  • de réserver une salle adaptée ;
  • d’engager du personnel pour diriger les convives ;
  • de faire appel à une société événementielle si nécessaire ;
  • de contacter un traiteur ou d’acheter de la nourriture et des boissons ;
  • d’acquérir du matériel pour les participants (carnets, stylos, etc.) ;
  • de recruter des professionnels pour les divertissements prévus, etc.

Toute cette organisation demande d’être disponible. Cela implique également plus de débours. Selon un rapport d’Oxfort Economis and Events Industry Council, en moyenne, en France, les événements d’entreprises génèrent 642 $ de dépenses par membre. À contrario, les coûts techniques d’une rencontre en ligne sont minimisés. L’événement nécessite uniquement de payer des frais de mise en place de la plateforme virtuelle et, dans certains cas, l’achat de petits matériels spécifiques (micros, haut-parleurs, etc.).Certes, les prix peuvent varier en fonction des objectifs et du type de manifestation organisée. Toutefois, d’une manière générale, l’événement digital s’avère souvent plus abordable, car il implique moins de dépenses fixes. En parallèle, les invités font eux aussi des économies puisqu’ils n’ont pas à régler de frais de déplacement ni à prévoir des nuitées dans des hôtels.

L’environnement est moins impacté par l’événement digital

Organiser un événement d’entreprise physique d'une grande importance représente un impact environnemental élevé. Prévoir un événement physique génère un bilan carbone important. Cela entraîne notamment :

  • plus d’émission de dioxyde de carbone (les participants se déplacent en voiture, en train, en avion, réservent un hébergement, etc.) ;
  • plus de consommation d’énergie sur le lieu de l’événement (chauffage, climatisation, etc.) ;
  • plus de déchets lors de la soirée (à cause de la restauration, par exemple) ;
  • plus d’impressions pour promouvoir l’événement (affiches, cartons d’invitation, etc.).

Certes, il est possible d’adopter certains gestes pour être plus respectueux de l’environnement à l’occasion d’un événement physique. Il est, par exemple, envisageable d’utiliser des matériaux ecofriendly pour le mobilier, de favoriser le covoiturage, d’opter pour de la vaisselle recyclable ou d’employer des supports de communication numériques. Toutefois, malgré ces précautions, la consommation en carbone d’un salon physique reste plus importante que celle d’un événement en ligne, comme le montre le tableau ci-dessous.

Source : La calculatrice carbone de Voilà sur un événement de 1 000 personnes et sur une durée d’une journée.[/caption]Pour faire votre propre idée sur votre impact sur le climat avec vos usages numériques, vous pouvez facilement mesurer l'empreinte carbone des mails, du streaming ou de la visioconférence en cliquant sur ce lien.

Répondre aux enjeux du développement durable grâce à l’événement digital

Prioriser les événements digitaux permet de répondre plus aisément aux enjeux du développement durable. Pour améliorer encore cette démarche RSE, chez Voilà, nous nous engageons à réduire au maximum l’impact environnemental de notre plateforme. Nous utilisons des modalités de cloud spécifiques pour limiter l’empreinte carbone des événements en ligne, par exemple. De la même manière, notre plateforme se sert en grande partie des services d’AWS (Amazon Web Services). Ce dernier est très engagé sur les questions relatives au développement durable. L’entreprise souhaite atteindre un objectif de 100% d’énergie renouvelable d’ici 2025 et zéro carbone en 2040. Mais attention, le tourisme d’affaires nécessite un budget d’autant plus important puisque vous devrez trouver un hôtel-restaurant de prestige et des activités atypiques.

Les participants sont plus engagés durant le live

La réussite d’un événement se mesure par l’engagement des participants, soit leur enthousiasme et leur niveau d’implication. Dans le cadre d’un événement virtuel, il est important de prendre certaines précautions, car les comportements des invités sont différents. Pour autant, en adoptant les bons gestes, les méthodes et les animations adaptées, il est possible d’impliquer le public pour maximiser son engagement. Les chiffres sont, d’ailleurs, assez parlants :

Même en ligne, il est possible d’impliquer les participants en les sollicitant de différentes manières : grâce à des quiz, des modules en 3D, des questions/réponses, des jeux, etc. L’important est d’offrir au public une expérience utilisateur à la fois unique et inédite.

Le digital dans l’événementiel : des formats en trois temps qui enrichissent l’expérience des participants

Créer un événement en ligne présente un autre atout : ce dernier se vit avant, pendant, et même après qu’il ait lieu.

Avant l'événement

Un événement virtuel commence bien avant le lancement du direct. Il faut, en effet, gérer les inscriptions, présenter les intervenants, annoncer le programme, etc. En moyenne, 15 % des participants se rendent sur la page Web de l’événement afin de prendre connaissance des détails pratiques qui encadrent le live ou du nom des orateurs, par exemple.

Pendant l'événement

Bien sûr, l’intervention en direct aura lieu aux dates et heures annoncées par l’entreprise. Cette dernière pourra alors réaliser sa présentation, échanger en direct avec les participants et faire interagir les invités grâce à différentes animations (chat, questions/réponses, quiz, emojis, nuages de mot, photowall, etc.).

Après l'événement

Une fois le live coupé, tout ne s’arrête pas. La société peut analyser la data récoltée afin d’identifier les pics d'audience qu'il y a eu pendant le live, ainsi que l'ensemble des réactions. Ces données ne sont d'ailleurs pas uniquement visibles qu'après avoir arrêté le live, mais ce sont des données belles et bien récoltées en temps réel. Les organisateurs peuvent également récupérer l'ensemble des commentaires écrits, les pourcentages dans les sondages, le classement des réponses du quiz, etc. Pour finir, un replay est immédiatement accessible après l'événement. Vous l’aurez compris, en organisant un événement d’entreprise digital, vous pouvez tout de même engager vos participants. Il n'est parfois pas nécessaire de se reposer uniquement sur un événement physique si l'objectif est de récupérer des feedbacks. Le digital, et notamment avec Voilà, sait parfaitement le faire. Un événement digital est également une solution plus flexible en termes de temps et d'argent et permet de mieux respecter la planète, notamment si l'événement a une dimension nationale, voire internationale. Ces événements seront plus avantageux pour les organisateurs de les organiser en digital. Notez qu'il est possible aussi de faire un événement hybride en multi-site : chacun se rend sur le site le plus proche pour un événement physique simultané, le digital assurant la cohérence de l’ensemble (séance plénière multi-diffusée, interactions mises en commun). Découvrez les 10 principaux types d'événements professionnels dans l'article associé. Toutefois, il est important de souligner que pour que le live soit une réussite, il faut prendre certaines précautions. En l’occurrence, il est essentiel de bien sélectionner sa plateforme événementielle. Optez pour une plateforme pensée pour offrir une expérience de live digital à part entière avec des fonctionnalités d’engagement avant, pendant et après événements. Chez Voilà, c’est exactement ce que nous proposons. N’hésitez pas à demander une démo pour avoir de plus amples renseignements.

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