Un événement virtuel ne se prépare pas comme un événement physique car les comportements des participants sont différents. Si nous avons tous pris l'habitude d'assister à différents types d'événements, tel qu'un webinar, un séminaire d'entreprise, ou encore un salon professionnel, nous devons aussi beaucoup plus « forcer » notre attention devant notre écran.
Le virtuel est un média qui amène de nouveaux formats pour prendre en compte les nouveaux comportements des participants. Mais que savons-nous vraiment de ces nouveaux usages ? Comment « consommons-nous » les événements digitaux ? Nous partageons dans cet article les chiffres clés issus de notre expérience afin que vous puissiez préparer et réussir votre prochain événement virtuel ou hybride.
Vous êtes chef de projet événementiel ? Organisateur de séminaire, de team-building, de soirée d'entreprise ? Responsables des relations publiques, relations-presse ou prestataire événementiel ? Lisez cet article fait pour vous. Nous complétons chaque chiffre avec les implications opérationnelles nécessaires pour l'organisation et la conception de l'événement.
Pour plus d'informations, téléchargez notre guide pratique. Découvrez nos 20 conseils pour réussir votre événement virtuel !
Le comportement des participants avant le live
Combien de participants visitent le site web de l'événement avant le jour J ?
Un événement virtuel commence bien avant le début du direct. L'objectif, une fois l'inscription terminée, est d'initier le dialogue avec vos participants et vos prospects afin de les fédérer. 15 % d'entre eux se rendent sur la page web de votre séminaire en ligne le jour précédent l'événement.Si vous êtes à la manœuvre en tant que chef de projet ou organisateur, il est donc important de bien les accueillir en donnant les bonnes informations comme vous le feriez dans une brochure :
- Un message de bienvenue (pourquoi pas en utilisant le module Vidéo Teaser de Voilà),
- La raison d'être et le cadre de l'évènement,
- Les détails pratiques (date, durée, adresse du lieu de l'événement pour les formats phygitaux),
- Le nom des intervenants, etc.
Partez sur de bonnes bases pour minimiser le no-show le lendemain. Chaque événement sur notre plateforme événementielle a son site web clé-en-main.
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Combien de temps faut-il pour atteindre le maximum d'audience pendant le live ?
Comme pour tout événement physique, il arrive que certains participants arrivent en retard. Il faut en moyenne entre 10 et 15 minutes pour atteindre le pic d'audience de votre événement après le début du live. Conséquence : mieux vaut faire intervenir les « invités star », ou le président de l'entreprise, une dizaine de minutes après le début du direct pour bénéficier d'une audience maximum.
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Combien sont-ils à participer aux activités avant le live ?
Le temps d'attente n'est pas fatalement ennuyeux. En attendant, le début du direct, vous pouvez proposer à l'audience de participer à un jeu. Plus de 50% des spectateurs y prendront part. Quiz, sondage, nuage de mots... Faites-en un incentive pour inviter les participants à se connecter en avance ! C'est interactif, simple et rapide avec notre solution.
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Le comportement des participants pendant l'événement
Quelle est la durée idéale d'un événement virtuel ?
Le rythme est la clé d'un bon événement. Cette règle est encore plus vraie pour un événement virtuel. Les lives les plus réussis durent moins d'une heure. Mais notre attention commence sérieusement à baisser au bout de 20 minutes. Voilà propose une rubrique « Conducteur » dans l'interface organisateur de l'événement, qui permet au chargé de projet de construire en quelques clics le scénario et de dynamiser le direct pour gagner la bataille de l'attention.
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À combien de messages, de questions ou de réactions s'attendre pendant un événement digital ?
Nous l'avons testé grâce notre événement « Gagnez la bataille de l'attention ». Voilà propose un ensemble de services interactifs, que l'on peut utiliser comme véritables outils d'animation et d'échange avec les participants. Près de 4900 interactions ont été enregistrées sur 75 minutes de live avec 130 à 150 participants. C'est 25 fois plus par participant qu'au cours d'un événement qui propose uniquement les interactions basiques comme les emojis ou le chat sans aucune autre forme d'interactivité.
Toutes ces interactions que vous partagez avec votre audience peuvent être un élément clé pour contribuer à votre image de marque et plus globalement à votre stratégie de communication digitale. Par exemple, si vous êtes en charge d'organiser le lancement d'un produit de votre entreprise ou d'un de vos clients, utilisez notre module 3D pour permettre aux spectateurs de manipuler le produit depuis leur écran. Une bonne façon de marquer les esprits ! Voilà propose bon nombre de modules en Saas originaux et gamifiant. Profitez-en !
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Combien de participants suivent l'événement virtuel via leur smartphone ?
N'oubliez pas le mobile ! Plus de 20 % de l'audience suit un événement virtuel sur son smartphone, voire sur sa tablette. Choisissez donc une plateforme événementielle totalement compatible avec tous les appareils et responsive. C'est le cas de la plateforme Voilà. Ces écrans plus petits invitent aussi à la sobriété des slides. Fini les gros paragraphes et les petits chiffres. Nous avons d'ailleurs une solution intéressante et innovante pour diffuser les slides à la taille voulue par l'utilisateur sur son ordinateur mais aussi sur son smartphone ou sa tablette.
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Et voilà ce qu'il en est après le live
Combien de participants consultent ensuite le replay ?
Pour que votre événement virtuel ait plus d'impact, nous vous invitons à continuer à communiquer après l'événement auprès de votre audience. Envoyez leur le replay et intégrez-le très facilement sur votre propre site. Avec cette action simple, vous pouvez chercher jusqu'à 15% d'audience supplémentaire.
Un bon moyen de faire vivre votre événement aux personnes qui n'ont pas pu se connecter.
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Un dernier chiffre pour conclure !
Vous êtes encore réticent à l'idée d'organiser des événements à distance ? Nous vous invitons à y réfléchir sérieusement en calculant le bilan C02 de vos événements passés et en les comparant avec ce que vous pourriez faire en digital. Vous cherchez à faire des événements plus responsables ? Faites ce calcul grâce à notre calculatrice carbone. On ne dit pas que le digital ne consomme rien, cela a aussi un impact écologique. Mais un impact tellement limité par rapport à un événement physique (rien qu'en tenant compte de l'impact du transport).Organisateurs d'événements ou responsables RSE, vous pouvez la tester ici 👇 :
Chef de projet événementiel ? Chef de production événementielle ? Agence de conseil ? Prestataire / Responsable de lieux événementiel ? Quel que soit votre secteur d'activité et les types d'événements que vous produisez, nous avons une ressource essentielle pour vous. 👇
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