Vous êtes persuadé qu’un événement digital et une réunion à distance, c'est à peu près la même chose. Vous organisez donc parfois des événements avec des logiciels de visioconférence comme Teams, Zoom, Google Meet ou Webex. Mais vos événements à distance manquent un peu de peps ! En effet, une réunion d’équipe en visio ou une assemblée générale en ligne représentent des enjeux très différents. Découvrez vite ci-dessous les différentes solutions pour sublimer vos prochains événements en ligne !
Une réunion n’a rien d’exceptionnel, alors que votre événement l'est !
Hybride ou digital, votre événement est exceptionnel alors qu’une réunion reste une réunion parmi tant d’autres…
Définitions et objectifs d'une réunion et d'un événement
- Une réunion : ce terme provient du verbe « unir » qui signifie « mettre ensemble ». Le préfixe « re » exprime la répétition, car une réunion peut avoir lieu chaque jour, chaque semaine, chaque mois, etc. Concrètement, une réunion consiste à réunir des personnes (salariés, participants, collaborateurs) pendant une certaine durée sur un sujet précis.
- Un événement : ce terme provient du latin « envenire » qui signifie « sortir », « avoir un résultat », « se produire ». Concrètement, un événement est un fait important qui sort de l'ordinaire. Il revêt un caractère important, car il ne peut pas avoir lieu tous les jours. Il se doit donc de marquer les esprits !
Une réunion à distance entre collaborateurs ou un événement digital, comme une assemblée générale, sont deux temps professionnels qui ne répondent ni aux mêmes objectifs ni aux mêmes attentes.
Les objectifs d’un événement digital :
- Offrir une expérience unique,
- Diffuser des informations à haute valeur ajoutée,
- Renforcer la cohésion de vos collaborateurs ou clients,
- Laisser une impression mémorable,
- Renforcer les liens avec votre communauté/Créer du lien avec vos prospects.
Les objectifs d’une réunion à distance :
- Réunir des membres d’une équipe, des collaborateurs, et des salariés à distance,
- Faire le point sur des projets en cours,
- Transmettre des informations,
- Prendre une décision collégiale,
- etc.
Pourquoi l'utilisation d'un logiciel de visioconférence pour un événement digital est-elle une mauvaise idée ?
Comme de nombreuses entreprises françaises, les confinements successifs et les jauges obligatoires au bureau vous ont poussé à vous servir de logiciels de visioconférence comme Teams, Zoom, Google Meet, ou Webex. La facilité d’installation et la flexibilité de ces solutions de visioconférence favorisent le travail collaboratif, la rapidité et l’action de vos salariés. Mais l’utilisation détournée de ces logiciels de visioconférence est une mauvaise idée. Avez-vous le souvenir d’avoir assisté à une réunion inoubliable à distance ?
Les objectifs d’une réunion en visio et d’un événement à distance ne sont pas du tout les mêmes, les plateformes sont donc conçues différemment.
Une prise en main différente : Tout d’abord, la fréquence d’utilisation d’une plateforme de visio par un utilisateur lui permet d’améliorer sa maîtrise de l’outil. Tandis que pour un événement, la prise en main de la plateforme doit être immédiate, rapide et intuitive.
Des usages spécifiques : Une plateforme de visio recherche avant tout la collaboration entre les participants. En témoignent ces deux phrases devenues célèbres : « est-ce que vous voyez mon écran ? », « t’es en mute ?» et aussi le partage immédiat de documents. La latence doit donc être ultra-faible.
Une plateforme de diffusion live possède une approche fonctionnelle différente. Elle offre plus d’immersion, plus d’émotion, plus d’interactivité (chat, questions, quiz, émojis, nuages de mots, intégration d’objets 3D, etc.). Un véritable « show » qui permet de faire vivre le live avec toujours plus de créativité et d’innovation. L’objectif est de créer de l’émotion, même à distance. Pour cela, il faut que les participants puissent s’immerger totalement dans l’événement.
Une préparation : enfin au-delà de l'aspect fonctionnel et du support, la préparation caractérise ce qui distingue intrinsèquement une réunion à distance et un événement digital. En effet, si improviser une réunion à distance est un jeu d’enfant, l’exercice devient plus périlleux, voire dangereux quand il s’agit d’un événement digital. C’est la préparation en amont de l’événement qui garantit son succès !
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- Des interactions évolutives pendant l’événement via notre régie live,
- Une exclusivité : l’intégration d’objets 3D.
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- Vous vous posez des questions au sujet de l’organisation de votre événement ?
- Vous rencontrez des difficultés à installer une option ?
- Un paramètre ne fonctionne pas ?
Pas de panique !Nous mettons à votre disposition un Live Manager. Celui-ci vous accompagne en amont de votre événement, afin de définir avec vous la stratégie d'animation de votre live et faire réagir vos audiences. Comme un « community manager », il anime le live, le chat et répond aux questions. Comme un « toppeur », il pousse au bon moment les interactions et les désactive pendant le live quand le focus est sur le discours de l'intervenant. Tout cela afin d’augmenter les performances de votre live !
Conclusion
Une réunion en visio est un événement digital n'ont ni le même mode de fonctionnement ni les mêmes objectifs. L'accompagnement est donc différent !
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